Formation en action collective Régionale - Comment accueillir les nouveaux entrants dans mon OT pour une intégration réussie ?

Programme

Jour 1 : 10h00-12h30 (présentiel)

1/ Les enjeux de l'OT vis-à-vis de l'arrivant :  

-Pourquoi réussir son intégration ?

- Impact de l' intégration sur sa motivation, son implication future

- Les besoins de l'OT en  personnel et  compétences 

-  Les attentes nouvelles vis-à-vis du travail , celles de la génération des plus jeunes

2/ Les choix de l'organisme de l'OT en matière d'accueil et intégration :
- La mission de "Référent accueil intégration" comme une mission professionnelle à part entière. relevant du  plan de formation interne de l'OT
-  En amont de l'arrivée,  le choix du référent + la transmission en interne des informations nécessaires, les prévisions d’organisations
- Les valeurs OT à transmettre,  les messages clés à donner impérativement
-  La place de référent chargé de l'accueil et de l'intégration, le rôle de l'ensemble des équipes vis à vis du nouvel arrivant. Les valeurs et techniques partagées collectivement vis-à-vis d’un nouvel arrivant 

Jour 1 : 14h00-17h00 (présentiel)

3/Les besoins du nouvel arrivant, et les réponses à y apporter, postures et techniques à développer, interlocuteurs adaptés :
- Ses motivations : les liens entre son projet, son expérience,  et le poste ou  les missions pour lesquels l’arrivant est là.
- relation humaine : confiance, convivialité, dialogue, aisance relationnelle, respect et attention, transparence, La communication adaptée
- Sa perception de l'OT: missions, enjeux propres au territoire,  organisation globale des élus jusqu’ à chaque service, synergies entre les services, cadre managérial,  les liens avec les structures partenaires externes autres (  services, communs, communication, qualié, mairie..)
- Son organisation personnelle : ses déplacements pour venir au travail, son logement, sa situation familiale, etc... les aménagements possibles et acceptables de la part de l’OT pour faciliter ses contraintes personnelles
- pour son organisation matérielle au travail : espace, bureau, ordinateur, véhicule…
- son adaptation à la vie de l’OT: le règlement intérieur Les horaires Les habitudes du personnel, les lieux de repas, les conditions de déplacement en mission, etc
- Mise à disposition des manuels Qualité et informations liées aux procédures de travail

Jour 2 : 09h00-12h30 (présentiel)

3/ Construire et planifier  le plan d’accueil et intégration : 

Approche « entonnoir : De la connaissance du territoire à la connaissance de l OT  à la connaissance des missions de son poste
-Le tour de l OT : le repérage dans les locaux +consignes, déplacement, sécurité inhérentes. Les présentations mutuelles : la présentation de l'arrivant par lui-même. Les supports et/ou les situations de présentation de tous les collaborateurs à l' arrivant, dans une posture "ambassadeur" de l'OT
- Pour chacune des étapes du plan Définir : objectif, interlocuteur concerné. Étape de travail. Moyen à disposition de l’interlocuteur OT. Moyen à mettre à disposition de l’arrivant, durée, dates, temps de débriefe avec le référent
- Intégrer au plan  la participation de l’arrivant à des réunions, des évènements professionnels de l OT et à des temps conviviaux du personnel de l' OT
- Prévoir la création d’un événement ou d’un temps fort qui Formalise l’accueil et l’intégration de l'arrivant 
- Les outils existants dans notre OT : Manuel d’accueil, règlement intérieur, kit du nouvel arrivant…

4/ focus sur  l' intégration à son poste de travail, à ses missions :
Le poste : ses objectifs, Les compétences de l’équipe, sa place dans l’organisation globale, Les activités à réaliser, Les informations et les moyens à sa disposition. Les collaborateurs qu’il peut solliciter, La journée type

- La Planification et la progressivité des activités confiées:

- des premières missions observées

- les premières délégations confiées

- puis les premières missions confiées

- Les RV debriefe et  évaluations à réaliser

-  les éventuels réajustements à opérer pour que l’intégration soit la plus réussie possible

5/ Rendre l’arrivant acteur de son accueil et de son intégration et la valoriser : 

Les différentes modalités possibles (en fonction de son parcours, de ses motivations, loisirs, en fonction de la mission proposée, de la durée de son contrat de travail (Saisonnier, CDD, CDI ) : 

- Le rapport d’étonnement

- Le journal de son intégration

- Les enquêtes services ou métiers

- Produire un support (exposé, BD, video..selon ses qualités et  ses choix). Sur un sujet ou un service, ou un projet observé, Ou d’une réunion d’équipe …

- La présentation de sa production à l’ensemble de l’équipe Formalisant ainsi son processus d’intégration

Jour 2 : 14h00-17h00 (présentiel)

6/ Les interlocuteurs de l’arrivant :

récapitulatif des rôles et responsabilités, et des postures adaptées :

- Le  référent accueil intégration,

- Le  futur manager de l’arrivant

- chaque collaborateur de l’OT, ambassadeur de l'OT

- L’intérêt d’un tutorat ou d’un mentorat

-  La posture d’écoute, de bienveillance, de convivialité, de rigueur, la capacité à écouter et communiquer avec l'arrivant

7/ le plan d'action de chaque stagiaire : Les pratiques et les supports déjà mise en œuvre et à oublier

- Les bonnes pratiques et les supports existants à garder

- Les pratiques et les supports à améliorer

- les pratiques et les supports à créer. La feuille de route à mettre en œuvre dans mon OT

Jour 3 : 10h00-12h00 (distanciel)

Analyse et partage des pratiques mises en place : résultats, difficultés, nouvelles questions à traiter.