Temps fort de l’année, la remise des prix est un événement qui rythme la vie du label à l’échelle nationale, régionale et départementale.
Dans chaque département, l’animateur départemental désigné à la responsabilité de préparer ce rendez-vous annuel tant attendu par les communes (et parfois les particuliers).
Chaque département est libre d’organiser sa Remise des Prix comme il le souhaite et d’y ajouter sa touche personnelle. Voici un petit tour d’horizon des pratiques en Occitanie.
En Occitanie, la remise des prix est traditionnellement organisée en hiver, une fois le palmarès annuel déclaré. Attention à bien prévoir chauffage et risques météo dans votre programme !
Elle est organisée le premier vendredi du mois de décembre. Elle peut être organisée le temps d’une après-midi ou d’une soirée comme en Haute-Garonne, ou être un événement à la journée comme c’est le cas en Ariège ou dans l’Aveyron.
De manière générale, la Remise des Prix convient l’ensemble des membres du jury, les organisateurs, et les élus et techniciens des communes lauréates.
(Photo : remise des prix en Haute-Garonne)
On distingue trois grands objectifs pour les Remises des Prix VVF :
En Ariège, la Remise des Prix est programmée sur une journée. La matinée est consacrée à des ateliers d’accompagnement et l’après-midi est réservée à la cérémonie.
Dans l’Aveyron, elle est prévue le matin. Elle est suivie d’ateliers techniques qui ont lieu l’après-midi.
Le budget alloué à la Remise des Prix varie selon les départements de 8 000€ à 15 000€. Celui-ci prend en compte la location de salle, la décoration, les trophées, et parfois le défraiement des intervenants et les frais de bouche.
De nombreux animateurs départementaux organisent la Remise des Prix en partenariat avec d’autres structures départementales (le CAUE, le département, la pépinière départementale). En fonction de leur compétence chaque partenaire se voit attribuer une partie des tâches à réaliser (accueil et logistique, organisation/préparation du buffet, relation avec les participants, cadeaux et trophées, etc.)
La Remise des Prix Régionale : en 2023, elle est organisée au Lycée Agricole “Pierre-Paul Riquet” en partenariat avec le Lycée, l’ADT de l’Aude et l’Office de Tourisme de Castelnaudary. Une manière d’unir les forces et de mettre à l’honneur le territoire d’accueil et le travail des équipes pédagogiques.
Lors de la Remise des Prix, un diplôme est remis aux lauréats pendant que les photos de communes défilent en musique. Celui-ci est généralement accompagné d’un trophée ou d’un cadeau pour lesquels les animateurs départementaux ne manquent pas de créativité !
En Ariège, chaque lauréat a été invité à apporter sa contribution à une œuvre participative : un tableau en mousse péréenne aujourd’hui exposé au siège du département.
Dans les Pyrénées-Orientales, un artiste local est mis à l’honneur et réalise les trophées. Une commission animée par un élu du département sélectionne chaque année un artisan pour les réaliser.
Dans l’Aveyron, la Remise des Prix est prévue le matin. Elle est suivie d’ateliers techniques qui ont lieu l’après-midi.
Dans de nombreux départements, les lauréats reçoivent un bon d’achat pour la pépinière départementale afin de continuer leurs aménagements.
(photos : Remise des prix de l'Ariège. Réalisation d'un tableau végétal participatif et remise d'un cadeau réalisé par un artisan local)
Avec vos partenaires, construisez le déroulé de votre Remise des Prix. Il est important d’estimer pour chaque temps fort de votre Remise des prix :
Attention à bien prendre en compte le temps et les effectifs nécessaires pour installer et désinstaller avant et après la venue des participants !
Faites connaître la date et le programme de votre Remise des Prix bien en amont. Pour cela envoyer l’invitation en précisant la date, le lieu par courrier ou par e-mail, sur votre site internet et dans la presse locale.
Le truc en plus : vous mettre dans la peau du participant et prévoir des informations pratiques comme les stationnements ou gare à proximité, la possibilité de covoiturer, etc.
Prévoyez d’envoyer des rappels et des formulaires d’inscription si votre jauge est limitée.
Il sera important de communiquer à vos partenaires des informations comme le nombre de participants inscrits, le nombre de repas à préparer, ou la disposition de la salle. Prévoyez dès les premières réunions des dates-clés pour les tenir informés et des échéances après lesquelles ces informations ne varieront plus (ex : clôture des inscriptions). N’hésitez pas vérifier que toutes les réservations sont confirmées et que toutes les consignes ont été transmises.
Nous vous conseillons d’anticiper au maximum toutes les installations possibles et de bien veiller au respect du temps imparti sur votre programme. N’oubliez pas de prendre des photos de votre Remise des Prix pour en conserver un bon souvenir !
Ne négligez pas de remercier vos participants, vos partenaires et vos fournisseurs. Nous vous encourageons à leur demander leur avis (sous la forme d’un questionnaire de satisfaction par exemple) afin de prendre en compte leur avis pour l’organisation de l’année prochaine !
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