Mener des réunions d'équipes participatives /Coconstruire avec mes équipes : les réunions

Lieu de la formation : Montpellier + à distance
Durée : 2 jours
Nombre total d’heures de formation : 14
Date(s) : Présentiel : 20 et 21 avril journées + à distance 13 octobre (13h15-16h15)

Tarif, cible et objectifs

Tarif de la formation

383 € net de taxes.

Pour demande de prise en charge de la formation auprès de l’OPCO :
N° de Déclaration d'Activité : 76340953834
N° SIRET : 83203963000039
Salariés de droit privé des organismes institutionnels du tourisme, n'oubliez pas de faire votre demande de prise en charge auprès de l'AFDAS ! Sans convention de formation à jour dans l’espace Afdas, le CRTL au moment de la facturation, se verra dans l’obligation de facturer directement la structure.

Finalité

Disposer de formidables leviers et outils pour faire de vos réunions de vrais lieux de coopération, d’expression et d’évolution. 

Objectifs opérationnels

Préparer et  animer des réunions d'équipe structurées, collaboratives, dynamisantes, et efficientes en décisions et  suites à donner :
Adopter des méthodes participatives rendant les participants acteurs et impliqués
Bâtir des  prises de décision garantissant les véritables accords et les implications dans les suites de la réunion
Adaper sa posture et sa communication
Produire Ordre du Jour et Compte-rendus attractifs et efficients
Adapter ces pratiques aux réunions en distanciel 

Public cible

Toute personne encadrante ayant à conduire des réunions d'équipes

Pré-requis

Avoir une réunion en projet à réaliser entre J2 et J3

Caractéristiques et modalités

  • Durée : 2 journées
  • Nombre d’heures : 14 heures
  • Dates : J1 : 16/02/2023 et J2 : 17/02/2023  en présentiel et J3 après-midi à distance :  21/04/2023
  • Nombre de personnes (minimum - maximum) : 6 - 12
  • Horaires : J1 (Montpellier) :10h00-12h30 et 13h30-16h30 J2 (Montpellier) : 9h00-12h30 et 13h30-15h30 et J3 (à distance) :13h15-16h15
  • Lieu : Montpellier + à distance
  • Code action : 27048

Accessibilité

Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap. En amont de la formation, nous définissons ensemble comment vous proposer le parcours le plus adapté.

Modalités d’accès

Inscription en ligne via le formulaire ci-dessous.

Délai d’accès

Les formations du CRTL Occitanie sont accessibles de leur mise en ligne jusqu’à 15 jours avant la 1ère journée de formation (temps requis pour confirmation de la session et envoi des convocations).Passé ce délai, il est préférable de prendre contact avec le service formation pour s’enquérir des éventuelles places disponibles et des possibilités d’inscriptions en ligne.

Contacts

Sylvie Bonnefoy au 04 30 63 84 25 ou formation@crtoccitanie.fr

Intervenants

Nadine Bentivenga, NB Formation

Expérience avec le public : formation "tuteur de stage" en 2022 avec le public salarié d'OT pour le CRTL Occitanie.

Experience récente sur la thématique :
1/ formations aux modalités très participatives depuis 2005
2/ conduite d'ateliers et séminaires avec méthodes participatives :
 -ateliers collaboratifs GPEC Territoire 2021 et 2022 dans PYR. Orientales, Gers, Aude et Tarn et Garonne, pour OCAPIAT occitanie en 11/2021 et 05/2022
- animation des équipes locales pour la conduite des projets : 11 réunions, depuis 05/2022, pour OCAPIAT
- animation atelier l Etoile du changement pour entreprises agro alimentaires- Narbonne 19/11/2021
- séminaire CA63 réunion du personnel 01/2020 et 10/2021 : ateliers collaboratifs de conception d'évènements collectifs départementaux
- journée thématique  éleveurs laitiers en Ariege 09/2021

 

Moyens mis à disposition
et méthodes pédagogiques

Moyens mis à disposition

Matériels utilisés pour formation en mode créativité, OJ, CR et déroulés apportés par les participants

Méthodes pédagogiques 

Brises glaces modelisants et applicables en réunion
photolangage
Travaux de sous groupes avec productions définies
Co construction de cartes mentales, ou de schemas
Situations d'apports d'informations sous forme collaboratives ( jeu de la matrice inspirée de Thiagi)
Papers tournants
Jeux de rôle et simulations

 

Suivi

Feuille d’émargement, certificat de réalisation, Attestation individuelle de fin de formation.
Suivi post formation :

2h de visio : mettre en commun la réunion testée, et capitaliser des expériences réussies, trouver des réponses aux questions ou difficultés rencontrées:
- le déroulé réalisé par rapport au prévisionnel élaboré en J1 J2, les décalages et leurs causes

- le vécu  , les résultats de cette réunion-test

- les points forts à reproduire, difficultés rencontrées, les réponses à y trouver, les axes d'amelioration encore à travailler

l espace numérique partagé sera accompagné d'un espace de discussion entre stagiaires, et avec la formatrice ( type WhatsApp) 

Evaluation

  1. Evaluation amont :

    Expression des attentes

    1/ questionnaire en amont en ligne indivuduel ( Google Form)

    Positionnement depart 
    1/ questions dans le questionnaire en amont en ligne individuel
    2/ les participants sont invités à amener un OJ, un déroule et un Cr de réunion qui na pas bien fonctionné, et les mêmes éléments pour une réunion estimée réussie

  2. Pendant la formation :

    1/ citer des pratiques vertueuses en réunion, des pratiques à éviter (méthode du jeu)

    2/ co-construction du guide des bonnes pratiques progressivement sur J1 et J2

    3/ chaque sous groupe en atelier a produit l oj l invitation, le déroulé et les  méthodes utilisées pour 1 des 3 ou 4 réunions travaillées collectivement

    4/ chaque participant rédige un plan d action individuel, en terme de pratiques  et postures  et prévoit, pour une réunion de son choix, un OJ, un déroulé participatif de réunion qu il mettra en ouevre après le J2 et qui sera présenté en suivi post formation

  3. A l’issue de la formation :
    Evaluation à chaud individuelle (écrite). Elle permet de mesurer le taux de satisfaction.
  4. Evaluation à froid :
    Questionnaire écrit entre 3 et 6 mois pour mesurer la mise en pratique des acquis en situation professionnelle par le CRTL.

Programme

Jour 1 (Présentiel) :  10h00-12h30

- Se repérer dans le groupe, et la formation,  se présenter, s'approprier les règles de fonctionnement, actualiser ses attentes
- Positionner ses pratiques actuelles sur la rédaction d'un Ordre du jour OJ, les techniques d'animation en réunion, un Compte-rendu CR,
-Définir un "bonne réunion", "une réunion réussie"
- Repérer les différents types de réunions existants dans le métier: leurs objectifs (s informer, coconstruire un projet, élaborer une production ensemble, prendre des décisions...), leurs publics, les livrables à produire, les durées souhaitables
- Repérer les différents fonctions à assurer dans une réunion (animer, tracer, garder le cap, gérer le temps, réguler, décider), répartir ses fonctions

Jour 1 (présentiel) : 13h30-16h30

Le groupe est invité à proposer des réunions réellement prévues, programmées avant le J3 , puis à en choisir 3 ou 4 ( selon sujet, durée, effectif du groupe)  qui serviront pour les ateliers d'application
-  Formaliser les objectifs des réunions choisies,  la durée maximale souhaitée, les participants et leurs besoins ,
- En déduire l Ordre du jour
Atelier application 1 : rédiger objectifs de la réunion, participants souhaités, durée maximale souhaitée, livrables prévus, 1er écriture de l OJ et de l’invitation
- Identifier des techniques d'animation correspondants aux différents objectifs et aux 3 temps : ouverture , production, clôture de la réunion : brises glaces variés, présentations croisées, présentations avec objet, legocrea, photolangage, brainstorming, idéation,  jeu de cartes, world café, étoile du changement, arpentage, arbre à décisions, chapeau de Bono, Cube de Stern, co-développement, réunions «walk and talk», quizz, réunions inversées, stand-up, speed meeting, SWOT, brainwriting, jeu des gommettes, CR par vidéo, CR par carte mentale, ...
- S'approprier  la variété des supports associés, l’écriture des consignes de travail des participants
 -Repérer des applications numériques permettant interactivité pour les réunions à distance : post is colibris, jamboard, google apps
- Aménager la salle en cohérence avec l’animation souhaitée et le système de communication du groupe recherché

Jour 2 (présentiel): 09h00 -12h30

- Atelier application 2 :  sur les 3 ou 4 réunions choisies, construire le  déroulé avec timing,  formaliser les techniques participatives choisies pour atteindre les objectifs de la réunion participatives

Jour 2 (présentiel) : 13h30 -15h30

- Exprimer points forts, propositions d'améliorations sur les réunions travaillées en atelier, regards croisés ( présentation au grand groupe du scenario d construit pour chacune des réunions travaillées)
- Conséquences en terme de posture de l'animateur de la réunion, lien avec la posture managériale, technique de communication : écoute active, reformulation, régulation de la parole, communication non verbale
- Synthese et plans d'actions individuels, applications à  mettre en œuvre dans l intersession et à analyser en J3

Jour 3 (à distance) : 13h10-16h10

Les 3 ou 4 réunions travaillées en ateliers d’application en J2 auront été réalisées, et chaque participant aura eu l’occasion d’animer un réunion

-Mutualiser le vécu, le descriptif et les résultats des scenarios de réunions réalisées en intersession, et des plans d’action individuels
-Capitaliser les bonnes pratiques
-Trouver des réponses aux éventuelles difficultés rencontrées, ou aux questions posées