Animer des réunions utiles adaptées à tous les auditoires

Programme

JOUR 1 (distanciel) : 9h à 12h30

I/ Décoder son auditoire :
- Connaissance des participants : Identifier les besoins, les attentes et les centres d'intérêt des participants.
- Analyse du contexte : Comprendre le contexte dans lequel la réunion s'inscrit, les enjeux pour chaque acteur, et les éventuelles tensions ou alliances.
- Personnalisation du contenu : Adapter l'ordre du jour et les sujets abordés pour répondre aux préoccupations et attentes spécifiques de l'auditoire.

Exercice : Partage d'expériences des participants et exercice d'analyse de public cible en sous-groupes

JOUR 2 (distanciel) : 9h à 12h30

II/ Identifier l'objectif de la réunion pour une animation efficace :
- Clarifier des objectifs : Fixer des objectifs clairs pour la réunion, en veillant à ce qu'ils soient compris par tous.
- Faciliter la discussion : Adopter une posture neutre pour encourager la participation de tous, tout en veillant à éviter les conflits ou les digressions.
- Gérer les dynamiques de groupe : Reconnaître et gérer les différentes dynamiques, comme les prises de pouvoir, les blocages, ou les divergences d'opinion.
- Encourager la collaboration : Favoriser les échanges constructifs et la co-construction de solutions, en valorisant les apports de chacun.

Exercice : Reconnaitre les postures à partir de videos et simulation de réunion avec les chapeaux de Bono

JOUR 3 (Montpellier) : 9h à 12h30

III/ La planification :
- Avant la réunion :
    - Invitation et logistique : Envoyer les invitations en précisant les informations essentielles (date, heure, lieu, objectif). S'assurer que tous les aspects logistiques (réservation de salle, matériel, etc.) sont pris en compte.
    - Ordre du jour : Établir un ordre du jour structuré, en indiquant les points clés à aborder et le temps alloué à chacun.
- Pendant la réunion :
   - Animation et gestion du temps : Suivre l'ordre du jour tout en restant flexible, gérer les interventions et veiller au respect du temps.
   - Prise de notes : Désigner une personne pour prendre des notes, afin de capturer les décisions et actions à entreprendre. Après la réunion :
- Suivi : Rédiger un compte-rendu et le diffuser rapidement, en précisant les actions à réaliser, les responsables et les délais. Suivre l'avancement des actions décidées.

IV/ Adapter le format au contenu :
- Choix du format : Sélectionner le format de réunion (présentielle, virtuelle, atelier de travail, brainstorming, etc.) en fonction de l'objectif, du contenu à traiter et des participants.
- Outils et supports : Utiliser les outils et supports adaptés (présentations, tableaux blancs, plateformes collaboratives) pour faciliter la compréhension et la participation.
- Durée de la réunion : Adapter la durée de la réunion pour éviter la fatigue cognitive et maintenir l’attention.

Exercice : Mise en situation en sous-groupes d'un "stand up meeting" ou "Quick meeting" avec regards croisés et débrief

JOUR 3 (Montpellier) : 14h à 17h30

V/ S'exprimer et convaincre :
- Clarté et concision : Adopter un discours clair, structuré et concis pour éviter les malentendus.
- Adaptation au public : Ajuster le niveau de langage, les exemples et les arguments en fonction de l'auditoire.
- Techniques de persuasion : Utiliser des techniques de persuasion comme l'appel aux émotions, l'utilisation de faits concrets, et la construction logique d'arguments.
- Engagement et conviction : Montrer de l'engagement et de la conviction dans son discours pour capter l’attention et inspirer confiance.

VI/ Maintenir son auditoire captif :
- Engagement initial : Commencer la réunion par un élément engageant, comme une question ouverte ou une anecdote pertinente.
- Interaction continue : Impliquer régulièrement les participants à travers des questions, des sondages ou des tours de table.
- Énergie et dynamisme : Maintenir un ton dynamique et varié pour éviter la monotonie.
- Clôture efficace : Terminer la réunion sur une note positive et motivante, en récapitulant les points clés et les prochaines étapes.

Exercice : En sous-groupes et sur thème imposé, définir la technique d'ouverture, de maintien de l'attention et de gestion de la baisse d'attention. Simulation et debrief.