31 Mar 2025
Le 31 mars dernier s’est tenu un nouveau Webinaire « Le Réseau INSPIRE ! » en partenariat avec les Offices de tourisme lotois : Cahors-Vallée du Lot, Vallée de la Dordogne, Grand Figeac et ADN Tourisme. Nous avons accueilli Isabelle Clary à l'OT Grand Figeac (directrice adjointe - responsable Pôle Accueil Production), Florence Beigelman à l'OT Cahors-Vallée du Lot (responsable pôle réceptif, individuels, groupes et affaires) et Marine Konik à l'OT Vallée de la Dordogne (responsable du service commercial).
L’objectif ? Vous présentez les actions de commercialisation qu’ont mutualisé ces trois offices de tourisme à travers le Club ADN Tourisme et rappeler les ingrédients magiques de la coopération avec un cas concret.
L'Office de tourisme Cahors Vallée du Lot :
Office de tourisme Vallée de la Dordogne :
Office de tourisme Grand Figeac :
Depuis 2020, les offices de tourismes travaillent mains dans la main avec 4 agences réceptives qui les ont sollicités pour relancer l’activité avec la crise sanitaire.
Ce collectif des réceptifs Lotois a permis la co-construction d’un plan d’action sur 3 ans avec un budget de 25K€ abondé par les structures publiques (Lot Tourisme, CCI, 3 offices de tourisme) tandis que les 4 agences privées apportent un soutien pour la structuration des produits et séjours. Cette collaboration se matérialise notamment par une brochure (fiches produits) collective, l’achat d’un fichier de 700 adresses de TO français (à qui sont communiqués la destination Lot pour les groupes) et des supports (pochettes et cartes).
Au cours de ces trois années de travail en commun, 2 eductours de trois jours ont été organisés et ont permis d’accueillir une vingtaine d’agences de voyage.
En 2020 a également été offerte aux offices de tourisme l’opportunité de rejoindre le club Destination Groupes d’ADN tourisme (autrefois réservé aux ADT et CDT). Le collectif des 3 OT s’est réuni en 2021 pour valider l’ajout d’une nouvelle ligne budgétaire au plan de relance. Celle-ci ne concerne que les offices de tourisme, tous immatriculés pour commercialiser des séjours ensemble.
Les étapes de cette nouvelle organisation à trois :
Ces étapes ont permis d’aller à l’essentiel, de réfléchir à des objectifs communs (valoriser la destination) et de préserver l’indépendance des trois structures qui restent compétente sur leur territoire.
« Il n’était pas question que l’on fasse des réservations auprès de restaurateurs ou de sites de visite chez les collègues. On sait toutes trop bien le travail investi pour tisser du lien avec nos prestataires groupes. Dès le départ, l’idée n’était pas de disséminer cette compétence et ce relationnel précieux. On s’est dit, tout simplement, on va développer l’achat et la vente de package entre nous.»
Lorsqu'un client souhaite par exemple un séjour dans la Vallée de la Dordogne (OT1) et exprime le désir de passer une journée à Cahors (OT2) ou à Figeac(OT3), l'OT de la Vallée de la Dordogne contacte directement Florence (OT de Cahors) ou Isabelle (OT de Figeac) pour acheter la journée.
Cette approche simplifie le processus et évite de nombreux intermédiaires et marges supplémentaires. Le principe est que l'OT du lieu de séjour principal gère la demande et achète les journées aux autres OT.
« C’est la personne sur le territoire concerné qui gère la réservation, simplifiant ainsi le processus. Chaque OT gère ses propres marges et commissions avec ses prestataires, respectant les bonnes pratiques locales. Les taxes de séjour sont gérées par les prestataires hébergeurs. »
Cette collaboration est formalisée dans une convention signée par les parties. Les OT ne margent pas sur les produits qu'ils achètent entre eux et bénéficient de tarifs préférentiels, différents de ceux appliqués aux agences ou associations. Le budget pour cette ligne de collaboration inclut l'adhésion au Club Desintation Groupes d’ADN (environ 3000€ par an, divisé entre les trois OT)
« Le processus doit être fluide et simple pour le client, avec un chemin direct entre le client et son séjour. »
En termes d’outils, les OT ont créé un site web interne (groupes-lot.com) sans grands financements, en utilisant WordPress et les codes graphiques transmis par le département. Une personne, Florence, est identifiée comme point d’entrée pour redistribuer les demandes reçues via le site web aux OT concernés.
Les OT utilisent également Google Drive pour les actions communes et la gestion des budgets. Des tableaux Excel sont utilisés pour suivre les dossiers confirmés, les chiffres d'affaires, etc. C’est la simplicité qui est privilégiée, avec l'utilisation d'outils simples et efficaces comme le téléphone pour la communication.
Pour se comprendre et bien travailler, les temps de rencontre sont essentiels. Les réunions sont organisées régulièrement pour discuter des projets communs et des actions de promotion.
« Le chiffre d'affaires pour la commercialisation des journées est d'environ 25 000€, et 9 000€ pour les visites de groupes. Il est important de rappeler que la commercialisation, si elle n'est pas la mission principale des OT, apporte des bénéfices financiers et optimise la mise en réseau des territoires. Elle permet des retombées économiques qui profitent également aux prestataires locaux, au-delà du chiffre d'affaires des OT. »
Les actions de promotion permettent de toucher différentes clientèles, tant internationales que françaises. Par le biais du Club Destination Groupes, les OT organisent des workshops locaux et nationaux pour rencontrer des clientèles variées, et participent à des événements internationaux, notamment avec la clientèle belge.
Au-delà, chaque année, les OT se réunissent pour définir les actions de promotion à mener dans le cadre de leur regroupement. Ils développent des circuits départementaux, enrichissent leurs brochures et créent des séjours thématiques (ex : plus beaux villages, gastronomie, etc.).
Ils impriment des fiches produites à la demande et mettent à jour leurs offres sur le site internet groupes-lot.com. A titre d’exemple, les OT ont identifié la clientèle des voitures anciennes comme une priorité pour 2025. Une réunion est prévue pour définir un budget et des actions de promotion pour 2026, incluant l'achat potentiel d'un logiciel pour créer des carnets de route et l'adhésion à la Fédération Française des Véhicules d'Époque (FFVE).
Les trois ingrédients de la réussite de Florence, Marine et Isabelle :
Site de Montpellier (siège social)
64, rue Alcyone – CS 79507
F-34960 Montpellier Cedex 2
Site de Toulouse
15, rue Rivals – CS 78543
F-31685 Toulouse Cedex 6
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