Préparer, comprendre et différencier entretiens d’évaluations annuels et entretiens professionnels

L'entretien professionnel

L’entretien professionnel est obligatoire, il a une fréquence tous les 2 ans et il est basé sur le projet professionnel du collaborateur, son évolution et ses besoins en formation. Il se déroule en 5 étapes :

La préparation en amont

La préparation en amont consiste permettre aux salariés et à la structure de se préparer avec les mêmes outils. Exemple : le manager envoie la convocation et inclut la fiche de préparation du salarié, une trame d’entretien. Si le salarié a plus de trois ans d’ancienneté, il faut aussi lui fournir le compte-rendu du dernier entretien professionnel.

Le manager doit connaître le parcours professionnel du salarié, notamment en termes de qualification, sur ses progressions salariales ou professionnelles. Le managé, quant à lui, doit remplir la fiche de préparation, doit faire un point sur ces progressions, qu'elles soient salariales ou professionnelles, mais aussi sur son poste actuel, sur ses perspectives d'évolution ou ses demandes de formation.

A ne pas oublier ! L’entretien professionnel étant obligatoire, il est de bon ton d’apporter des preuves de réalisations. Conserver une traçabilité des échanges de mails et prévoyez un rappel si le managé n’a pas confirmé sa présence.

Un délai pour informer le salarié ?

Nous vous recommandons un délai d’un mois à 15 jours minimum de délai entre l'envoi de la convocation avec la fiche de préparation par courriel jusqu'au jour de l'entretien.

Des outils

Il est de votre rôle de manager d’orienter votre salarié lors de l’entretien lorsque celui-ci parlera de son parcours professionnel et parfois de sa volonté de reconversion ou de création d’activité. 3 dispositifs peuvent lui être recommandés :

• Le Conseil en évolution professionnelle (CEP) : un dispositif d'accompagnement gratuit et personnalisé qui peut répondre à la demande du collaborateur. il permet d'établir un projet d'évolution professionnelle pour une reconversion, une reprise d'activité ou une création d'activité.
• Le Compte Personnel de Formation (CPF) : un dispositif qui donne accès à la formation professionnelle pour tous les salariés, les demandeurs d'emploi. Il permet aux salariés d'accumuler des droits à la formation tout au long de leur vie professionnelle. Ces droits peuvent être ensuite mobilisés pour financer des formations éligibles.
  • A noter : depuis 2024, il y a un reste à charge pour le salarié (montant de 100€) pour participer à la formation choisie.
• La Validation des Acquis d’Expérience (VAE) : un dispositif qui permet à toute personne de valider par une certification professionnelle son activité professionnelle. La seule exigence pour ce projet c'est qu'il faut prouver qu'il y a un an d'ancienneté sur le poste et sur la certification visée.

L'accueil et la discussion sur le parcours professionnel

Après avoir accueilli le salarié le manager doit présenter le cadre de l'entretien (objectifs, durée, etc.). Il est important de prendre le temps de relire le dernier entretien professionnel passé du collaborateur et de réaliser conjointement une synthèse globale sur le poste actuel.

Le manager va parler des actions menées depuis le dernier entretien et va questionner le managé sur son projet et ses demandes actuelles.

Le manager, lui, va faire le point sur ses progressions, qu'elles soient salariales ou professionnelles. Il fera une synthèse globale sur son poste actuel mais aussi sur ses perspectives d'évolution et son projet professionnel. Enfin, il pourra s'exprimer sur ces demandes de montant en compétences d'action ou de formation.

L'identification des besoins en développement et en plan d'action

L'échange va être sur les objectifs de carrière, sur les besoins en formation et sur la mise en place d'un plan d'action pour accompagner le manager dans son projet. C'est là aussi que vous allez utiliser si besoin les outils présentés plus-haut (CEP, CPF, VAE).

Le feedback et la clôture de l'entretien

Il s’agit tout simplement d'une conclusion et un commentaire général sur tout ce qui a été dit entre vous et votre collaborateur.

Quelle durée pour un entretien ?

Elle varie de 1H30 à 4H00 ! Prévoyez un minimum d’1H30.

La documentation et le suivi :

Un compte rendu doit être rédigé, il sera signé par les 2 parties en 2 exemplaires. L’un sera remis au collaborateur, l’autre pourra être classé et vous servir de preuve de réalisation et de support dans les 2 ans à venir.

Quand prévoir ces entretiens ?

Les entretiens doivent être prévus tous les deux ans. Attention à les faire coïncider avec la remontée des besoins de formation au sein de votre équipe.

Si le format ne varie pas, le contenu peut évoluer. par exemple, le 2nd entretien professionnel va vous permettre de faire un point sur les actions réalisées, les éventuelles évolutions ou modifications rapportées. Le 3e entretien peut aussi permettre de faire un bilan du parcours professionnel du salarié avec un état des lieux pour vérifier l'accomplissement de vos obligations.